Опись на коробку в архив


Опись на коробку в архив

Обложка дела – образец оформления


Помещено в тему:

Обложку дела лучше сразу оформлять правильно. Ведь все равно приходится тратить время на ее оформление при заведении дела. Зато потом гораздо проще, а главное быстрее будет подготовить или . Обложка дела имеет установленную форму и во всех нормативно-методических документах она изображается как это показано здесь на картинке.

В текущем делопроизводстве при оформлении обложек дел выделенные красным цветом элементы в приведенной форме вообще не нужны. Так что представьте, что их вообще не существует, когда оформляете обложку при заведении дела (далее обязательно будет образец). Когда необходимы выделенные элементы обложки?

Только при оформлении дел в случае их последующей передачи в государственный или муниципальный архив. Это шифр дела, коды организации и архива, куда поступят ваши документы. У нас в городе, например, при проведении обработки дел на обложке оставляется пустое место, затем во время передачи дел на госхранение заполняется при помощи штампов.

Не хочу долго утомлять вас теорией.

Архивная опись: образец и правила составления

Составление архивной описи дел производится по единым правилам.

Это позволяет систематизировать информацию и облегчить ее поиск.

Как правильно составить опись дел, передаваемых структурным подразделением на хранение в архив, читайте в статье.

Неисполненные и незавершенные в делопроизводстве документы находятся на у исполнителей, в структурных подразделениях. В каждом из подразделений есть сотрудник, отвечающий за делопроизводство в соответствии с приказом. В начале каждого календарного года завершенные и исполненные документы необходимо передать на хранение, составив их архивную опись.

На хранение документы, перечисленные в архивной описи, передаются в архив организации. Если архив не выделен в отдельное структурное подразделение, функции по хранению документов исполняет служба делопроизводства. Она же координирует действия остальных подразделений по подготовке документов к передаче на и составлению описей.

Образец архивной описи

28 Июня 2020 в 18:06 Основная цель деятельности любого архива заключается в том, чтобы хранить множество документов в идеальном порядке.

В этом случае любой запрос может быть выполнен в максимально короткий срок.

Порядок достигается путем создания определенного справочного аппарата архива, в который, в числе прочего, входит такой внутренний акт, как архивная опись (далее АО).

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Приказ Министерства культуры России от 25.08.2010 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов.», выделяет следующие виды АО:

  1. представляемых на торги;
  2. по персонифицированному учету работников;
  3. объектов государственной собственности;
  4. дел;
  5. по лицензированию.
  6. инвентаризационные;

Кроме

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

Планирование и нормативное регулирование В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации1. Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве2.

По одной описи могут передаваться дела за несколько лет (см.

Пример 10). Пример 1 СвернутьПоказать В график передачи дел в архив на 2020 год, который составляет архив и утверждает первый руководитель организации, могут быть включены дела за период 2013–2015 гг.

Дела, сформированные в 2020 году, остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений.

График передачи дел из подразделений в архив организации см.

Правила составления описи дел для передачи в архив организации.


Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел: · в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел); · в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку). При этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).

Подготовка документов к архивному хранению

30 Июня 2020 в 16:50 Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов ведения делопроизводства.

Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.

О том, как это делается, расскажем подробно.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Слово «архив» имеет несколько значений:

  1. во-вторых, это внутреннее подразделение организации, отвечающее за хранение документов, уже вышедших из обращения.
  2. во-первых, это государственное или негосударственное учреждение, основной функцией которого является хранение сданной в него документации;

В статье речь пойдет о внутреннем архиве организации.

Оставим за рамками статьи специфическую документацию (например, банковской, космической или горнодобывающей отраслей)

Опись документов: правила использования и оформления

Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности.

Самым непростым вопросом являются сроки хранения документов, поскольку требования разбросаны по различным нормативно-правовым актам.
Содержание

  1. В делопроизводстве
  2. На уничтожение
  3. Для передачи в архив
  4. Внутренняя опись для личного дела
  5. Особенности оформления в различных ситуациях
    • При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию
    • Внутренняя опись для личного дела
    • Для почты
    • Для передачи в архив
    • На уничтожение
    • Изъятых документов
  6. При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию
  7. Применение и назначение описи
  8. Правила составления
  9. В архиве
  10. Для почты
  11. Изъятых документов
  12. Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?

Сдаточная опись

– это документ из области архивного дела.

Но такие документы не разрешается просто так сохранять в архиве. Перед их отправкой обязательно выполняется их опись.
Фактически это документов структурным подразделением компании в архив. Вообще-то, по правилам, документы передаются в архив по архивным описям.

Но это если отдел ведет свой архив сам и составляет эти описи. В подавляющем большинстве организаций такого нет: работники отдают свои документы в архив, а потом уже архивариусы описывают их, оформляют на хранение и прочее. В такой ситуации нужна сдаточная опись: документ, подтверждающий передачу дел в архив.

Правила архивного дела не утвердили форму сдаточной описи.

Я уже сказала почему: если архив организации действует так, как должен, то сдаточная опись просто не нужна. Есть , и этого достаточно.Но будем реалистами: работники подразделений часто не успевают выполнять в срок свою собственную работу, не говоря уже о том, чтобы содержать документы в порядке.

Они передают эти документы

Наводим порядок в архиве

Удивительны архивы в коммерческих структурах. Помещение, забитое коробками и стеллажами. Кое-где, как одинокие маяки, стоят разделители….

Неподписанные дела и короба. Чтобы что-то найти, нужно поработать грузчиком, переставляя короба из одной стопки в другую, одновременно проверяя их содержимое.

Кто-то когда-то знал, что и где тут лежит (или должно лежать), но люди уходили, а вместе с ними ушли в небытие и эти знания. И в этот самый момент «сверху» спускается команда – навести порядок в архиве.

Неподготовленного человека среднестатистический коммерческий архив может повергнуть в легкий шок: за что хвататься?

Начнем с систематизации Для начала нужно выяснить, есть ли в компании положения об архиве и экспертной комиссии.

Если их нет, типовые образцы можно найти в интернете.

Пока вы не знаете специфики работы архива организации, доработать эти положения не получится.