Опись на коробку в архив

Обложка дела – образец оформления

Помещено в тему:

Обложку дела лучше сразу оформлять правильно. Ведь все равно приходится тратить время на ее оформление при заведении дела. Зато потом гораздо проще, а главное быстрее будет подготовить или . Обложка дела имеет установленную форму и во всех нормативно-методических документах она изображается как это показано здесь на картинке.

Только при оформлении дел в случае их последующей передачи в государственный или муниципальный архив. Это шифр дела, коды организации и архива, куда поступят ваши документы. У нас в городе, например, при проведении обработки дел на обложке оставляется пустое место, затем во время передачи дел на госхранение заполняется при помощи штампов.

Не хочу долго утомлять вас теорией.

Архивная опись: образец и правила составления

Составление архивной описи дел производится по единым правилам.

Это позволяет систематизировать информацию и облегчить ее поиск.

Как правильно составить опись дел, передаваемых структурным подразделением на хранение в архив, читайте в статье.

На хранение документы, перечисленные в архивной описи, передаются в архив организации. Если архив не выделен в отдельное структурное подразделение, функции по хранению документов исполняет служба делопроизводства. Она же координирует действия остальных подразделений по подготовке документов к передаче на и составлению описей.

Образец архивной описи

28 Июня 2020 в 18:06 Основная цель деятельности любого архива заключается в том, чтобы хранить множество документов в идеальном порядке.

В этом случае любой запрос может быть выполнен в максимально короткий срок.

Порядок достигается путем создания определенного справочного аппарата архива, в который, в числе прочего, входит такой внутренний акт, как архивная опись (далее АО).

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Приказ Министерства культуры России от 25.08.2010 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов.», выделяет следующие виды АО:

1. представляемых на торги;
2. по персонифицированному учету работников;
3. объектов государственной собственности;
4. дел;
5. по лицензированию.
6. инвентаризационные;

Кроме

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

Планирование и нормативное регулирование В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации1. Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве2.

По одной описи могут передаваться дела за несколько лет (см.

Пример 10). Пример 1 СвернутьПоказать В график передачи дел в архив на 2020 год, который составляет архив и утверждает первый руководитель организации, могут быть включены дела за период 2013–2015 гг.

Дела, сформированные в 2020 году, остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений.

График передачи дел из подразделений в архив организации см.

Правила составления описи дел для передачи в архив организации.

Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел: · в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел); · в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку). При этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).

Подготовка документов к архивному хранению

30 Июня 2020 в 16:50 Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов ведения делопроизводства.

О том, как это делается, расскажем подробно.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Слово «архив» имеет несколько значений:

1. во-вторых, это внутреннее подразделение организации, отвечающее за хранение документов, уже вышедших из обращения.
2. во-первых, это государственное или негосударственное учреждение, основной функцией которого является хранение сданной в него документации;

В статье речь пойдет о внутреннем архиве организации.

Оставим за рамками статьи специфическую документацию (например, банковской, космической или горнодобывающей отраслей)

Опись документов: правила использования и оформления

Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности.

1. В делопроизводстве
2. На уничтожение
3. Для передачи в архив
4. Внутренняя опись для личного дела
5. Особенности оформления в различных ситуациях
   • При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию
   • Внутренняя опись для личного дела
   • Для почты
   • Для передачи в архив
   • На уничтожение
   • Изъятых документов
6. При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию
7. Применение и назначение описи
8. Правила составления
9. В архиве
10. Для почты
11. Изъятых документов
12. Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?

Сдаточная опись

– это документ из области архивного дела.

Но это если отдел ведет свой архив сам и составляет эти описи. В подавляющем большинстве организаций такого нет: работники отдают свои документы в архив, а потом уже архивариусы описывают их, оформляют на хранение и прочее. В такой ситуации нужна сдаточная опись: документ, подтверждающий передачу дел в архив.

Правила архивного дела не утвердили форму сдаточной описи.

Я уже сказала почему: если архив организации действует так, как должен, то сдаточная опись просто не нужна. Есть , и этого достаточно.Но будем реалистами: работники подразделений часто не успевают выполнять в срок свою собственную работу, не говоря уже о том, чтобы содержать документы в порядке.

Они передают эти документы

Наводим порядок в архиве

Удивительны архивы в коммерческих структурах. Помещение, забитое коробками и стеллажами. Кое-где, как одинокие маяки, стоят разделители….

Неподписанные дела и короба. Чтобы что-то найти, нужно поработать грузчиком, переставляя короба из одной стопки в другую, одновременно проверяя их содержимое.

Кто-то когда-то знал, что и где тут лежит (или должно лежать), но люди уходили, а вместе с ними ушли в небытие и эти знания. И в этот самый момент «сверху» спускается команда – навести порядок в архиве.

Неподготовленного человека среднестатистический коммерческий архив может повергнуть в легкий шок: за что хвататься?

Начнем с систематизации Для начала нужно выяснить, есть ли в компании положения об архиве и экспертной комиссии.

Если их нет, типовые образцы можно найти в интернете.

Пока вы не знаете специфики работы архива организации, доработать эти положения не получится.